Disse Retningslinjene om personvern er fastlagt av TourCompass A/S (beskrevet som ”TourCompass A/S”, ”vi”, ”oss” eller ”våre” i disse Retningslinjene om personvern) og gjelder for alle våre kunder, leverandører og samarbeidspartnere.

1. Innledning

Som ledd i sin virksomhet innsamler og behandler TourCompass A/S personopplysninger med henblikk på å oppfylle de formålene som beskrives i disse Retningslinjene om personvern. TourCompass A/S er dataansvarlig i forhold til behandlingen av personopplysningene til disse formålene.

Hvis du har spørsmål om våre Retningslinjer om personvern eller om behandlingen av personopplysningene dine, kan du kontakte oss her:

TourCompass A/S
Hasselager Centervej 29
DK – 8260 Viby J
E-postadresse: booking@afrikasafari.no

2. Datasikkerhet er viktig for oss

For oss er ansvarlig omgang med personopplysninger som innsamles som ledd i driften av virksomheten vår avgjørende for våre forretningsmål og vårt omdømme. I våre Retningslinjer om personvern redegjøres det for hvordan personopplysninger innsamles og brukes for kunder, leverandører eller samarbeidspartnere hos TourCompass A/S, og hvordan du kan få innsikt i dine egne personopplysninger.

3. Hva er personopplysninger?

Personopplysninger er enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person. Med identifiserbar fysisk person forstås en person som direkte eller indirekte kan identifiseres, blant andet ved et identifikasjonsnummer eller ett eller flere elementer som er særegne for en gitt persons identitet.

4. Hvilken type persondata behandler vi om deg, og hvorfor?

De opplysningene vi innsamler om deg vil bli brukt til forskjellige formål i forbindelse med ditt kundeforhold og TourCompass A/S’ virksomhet. De innsamlede opplysningene kan variere, alt etter om du er kunde, leverandør eller samarbeidspartner, men generelt vil det være opplysninger vedrørende kundeadministrasjon, leverandøradministrasjon samt opplysninger vedrørende TourCompass A/S’ rettigheter og forpliktelser.

Manglende angivelse av personopplysninger fra din side kan bety at TourCompass A/S vil være ute av stand til å oppfylle sine forpliktelser i forbindelse med ditt kunde- eller leverandørforhold.

TourCompass A/S innsamler og behandler i utgangspunktet kun alminnelige personopplysninger. Det kan likevel i konkrete tilfeller, i forbindelse med bestilling av en reise, være nødvendig for oss, i begrenset omfang, å behandle følsomme personopplysninger (for eksempel opplysninger om spesialmenyer på flyreisen din eller opplysninger om behov for spesiell assistanse på reisen) samt opplysninger om CPR-numre (for eksempel i forbindelse med innhenting av en passkopi til en visumsøknad) for å kunne levere deg den ønskede reisen.

TourCompass A/S vil vanligvis innsamle følgende opplysninger:

4.1 Opplysninger vedrørende kunder

Opplysninger du gir oss når du bestiller en reise eller oppretter en reiseprofil hos oss, for eksempel på nett via hjemmesiden eller ved å kontakte vår kundeservice, som kontaktopplysninger (fornavn, mellomnavn, etternavn, adresse, telefonnummer, e-post¬adresse og evt. stilling), passnummer (til bruk for visumsøknader, lokale utflukter) (passkopi som inneholder personnummer), bankopplysninger, betalingskortopplysninger, opplysninger du gir oss relatert til dine spesielle preferanser på reisen (for eksempel opplysninger om spesialkost, behov for spesiell assistanse i forbindelse med funksjonshemning eller annen sykdom o.l.), helseopplysninger (til bruk for behandlingsreiser, sportsreiser osv.), opplysninger om høyde, vekt, kles- og skostørrelse (til bruk for bestilling av utstyr på skireiser, sportsreiser o.l.), formålet med reisen, opplysninger om hvilke språk du snakker, statsborgerskap, bonuskortnumre, kontaktinformasjon til dine nærmeste pårørende, opplysninger du gir oss relatert til dine preferanser når det gjelder markedsføring eller kommunikasjon, samt opplysninger du gir oss hvis du kontakter oss med et spørsmål, for å informere om et problem, eller når du ellers henvender deg til oss i forbindelse med ditt kundeforhold hos oss.

4.2 Opplysninger vedrørende leverandører og samarbeidspartnere

Opplysninger du gir oss i forbindelse med inngåelse av en leverings- eller samarbeidsavtale, herunder kontaktopplysninger (stilling, jobbtittel, fornavn, mellomnavn, etternavn, adresse, telefonnummer og e-postadresse), opplysninger du gir oss relatert til dine preferanser når det gjelder markedsføring eller kommunikasjon, samt opplysninger du gir oss hvis du kontakter oss med et spørsmål, for å informere om et problem eller når du henvender deg til oss i forbindelse med vårt samarbeid.

5. Hva bruker vi dine personopplysninger til?

TourCompass A/S behandler dine personopplysninger til å oppfylle de formålene som er anført nedenfor. Vennligst vær oppmerksom på at ikke alle de angitte formål, kategorier av opplysninger, mottakere av opplysninger eller typer av behandling av opplysninger vil gjelde for deg i alle tilfeller.

TourCompass A/S behandler utelukkende dine personopplysninger i det omfanget det er nødvendig i forbindelse med ditt kunde-, leverandør- eller samarbeidsforhold (der det i hvert enkelt tilfelle tas høyde for eventuelle interesser) eller i henhold til gjeldende lov.

5.1 Kundeadministrasjon

TourCompass A/S behandler dine personopplysninger i forbindelse med opprettelse og løpende administrasjon av ditt kundeforhold til TourCompass A/S som ledd i driften av vår virksomhet, herunder bestilling av reiser og leveranser av våre øvrige produkter (som for eksempel visumsøknader, reiseforsikringer, transfer-tjenester e.l.), opprettholdelse av våre kunderegistre, fakturering, inkasso, markedsføring, statistikk o.l. Alle statistikker og analyser utarbeides i anonymisert format og inneholder derfor ikke opplysninger som kan tilbakeføres direkte til deg som person.

5.2 Administrasjon av leverandør- og samarbeidsforhold

TourCompass A/S behandler dine personopplysninger i forbindelse med administrasjon av leverandør- og/eller samarbeidsforhold, der du er leverandør eller samarbeidspartner eller kontaktperson hos en leverandør eller en samarbeidspartner som TourCompass A/S arbeider sammen med som ledd i driften av vår virksomhet, herunder opprettholdelse av vårt CRM-register med informasjon om våre kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere.

5.3 Nyhetsbrev via e-post

På vår nettside, og andre markedsføringsplattformer, tilbyr vi muligheten til å abonnere på vårt nyhetsbrev. Når du registrerer deg, sørger vi for at du er fullt informert om nyhetsbrevets innhold og formål. Det er viktig for oss at du uttrykkelig gir ditt samtykke ved å akseptere våre vilkår, før registreringen er gyldig. For å øke sikkerhetsnivået, sender vi en bekreftelsesmail som krever din godkjenning. Dette trinnet er med på å sikre at det faktisk er du som står bak den oppgitte e-postadressen.

Du har til enhver tid rett til å trekke tilbake ditt samtykke. Dette kan gjøres enkelt og behagelig ved å klikke på ‘meld av nyhetsbrev’-lenken, som du finner i alle nyhetsbrevene vi sender ut, eller ved direkte å kontakte oss.

Når du registrerer deg, registrerer vi informasjon som ditt navn, din e-postadresse og eventuelle spesifikke preferanser du angir. Disse opplysningene lagres nøye og brukes kun så lenge du abonnerer på nyhetsbrevet. Skulle du velge å melde deg av, vil vi slette dine opplysninger 12 måneder etter avmeldingsdatoen. Skulle du ønske å få dine opplysninger slettet før denne fristen, er du alltid velkommen til å kontakte oss.

5.4 Overholdelse av gjeldende lover og regler

TourCompass A/S behandler dine personopplysninger i samsvar med de lover og regler TourCompass A/S er underlagt i forbindelse med driften av virksomheten eller for å oppfylle ulike innberetnings- eller
opplysningsforpliktelser i henhold til gjeldende lover og regler.

TourCompass A/S bruker ikke personopplysningene dine til å ta avgjørelser som kun er basert på automatisk behandling, herunder profilering.

TourCompass A/S forsøker alltid å sikre at alle personopplysninger vi behandler er korrekte og oppdaterte. Vi ber deg derfor om at du alltid informere oss om eventuelle endringer i dine personlige forhold (for eksempel endring av adresse eller betalingsopplysninger), slik at vi kan sikre at personopplysninger alltid er korrekte og ajourførte.

6. Juridisk grunnlag for behandling av personopplysningene dine

TourCompass A/S behandler i utgangspunktet opplysningene om deg på ett av følgende grunnlag: (1) Ditt samtykke, (2) inngåelse eller oppfyllelse av din kontrakt med TourCompass A/S, (3) hensynet til TourCompass A/S’ legitime interesser, dvs. de formålene som er beskrevet ovenfor, (4) oppfyllelse av en rettslig forpliktelse som TourCompass A/S er pålagt, (5) beskyttelse av dine eller en annen fysisk persons vitale interesser, (6) behandlingen er nødvendig for at et rettskrav kan fastlegges, gjøres gjeldende eller forsvares, og (7) behandlingen er nødvendig for å overholde TourCompass A/S’ eller dine arbeids-, helse- og sosialrettslige forpliktelser som følger av nasjonal lovgivning eller av EU-lovgivning. Det kan dessuten være situasjoner der vi behandler dine personopplysninger av hensyn til tredjeparts legitime interesser med hensyn til de formålene som er beskrevet ovenfor, med mindre hensynet til dine interesser er mer tungtveiende.

7. Deling av personopplysninger

TourCompass A/S videreformidler kun opplysningene i det omfang det er nødvendig som ledd i driften av virksomheten vår, blant annet for å kunne levere reisen din samt de øvrige produktene du har kjøpt av oss i forbindelse med denne.

TourCompass A/S vil vanligvis videreformidle personopplysninger til følgende mottakere i forbindelse med bestilling av en reise eller produkter relatert til denne reisen:

7.1 Globale distribusjonssystemer (GDS)

Et GDS er et IT-nettverkssystem som eies eller drives av et firma og muliggjør transaksjoner mellom tjenesteleverandørene i reisebransjen, hovedsakelig flyselskaper, hoteller, bilutleiefirmaer og reisebyråer. Et GDS forbinder tjenester, priser og booking ved å konsolidere produkter på tvers av de tre reisesektorene, dvs. flyreservasjoner, hotellreservasjoner og bilutleie.

TourCompass A/S bruker følgende GDS-er: Amadeus

7.2 Flyselskaper

TourCompass A/S videreformidler personopplysninger til flyselskaper i forbindelse med bestilling av reisen din. Til bruk for bestilling av flyreisen din vil vi vanligvis videreformidle opplysninger om fornavn, mellomnavn(e), etternavn, avreiseflyplass, reisemål, dato for ut- og hjemreise, bonuskortnummer, spesielle ønsker i forbindelse med reisen din, som bestilling av spesialmenyer på flyreisen og evt. behov for spesiell assistanse på flyet eller på flyplassen til det valgte flyselskapet.

I forbindelse med reiser til spesielle reisemål kan vi dessuten videreformidle opplysninger om passnummeret ditt til flyselskapet. I tillegg videreformidler vi telefonnummer til enkelte flyselskaper som ledd i deres kundebehandling.

7.3 Hoteller

TourCompass A/S videreformidler personopplysninger til de hotellene du skal bruke på reisen din. Til bruk for bestilling av hotellovernattingene dine vil vi vanligvis videreformidle opplysninger om fornavn, mellomnavn, etternavn, reisemål, dato for ankomst og avreise, romkategori, bonuskortnummer, spesielle ønsker i forbindelse med reisen din, som bestilling av spesialkost under hotelloppholdet og evt. behov for spesiell assistanse under hotelloppholdet i forbindelse med funksjonshemning eller sykdom.

7.4 Bilutleiefirmaer

TourCompass A/S videreformidler personopplysninger til bilutleiefirmaer hvis du skal ha et kjøretøy til rådighet på reisen din. Til bruk for bestilling av leiebilen din vil vi vanligvis videreformidle opplysninger om fornavn, mellomnavn, etternavn, hentested, leieperiode, kjøretøykategori, bonuskortnummer, spesielle ønsker i forbindelse med leien av kjøretøyet, som spesielle foranstaltninger i forbindelse med funksjonshemninger eller sykdom, barneseter mv.

7.5 Busselskaper

TourCompass A/S videreformidler personopplysninger til busselskaper hvis du skal på bussreise som del av reisen din (for eksempel i forbindelse med dagsturer til kjente turistattraksjoner o.l.). Til bruk for bestilling av bussreisen din vil vi vanligvis videreformidle opplysninger om fornavn, mellomnavn, etternavn, hentested, dato og tidspunkt for bussreisen, reisemål samt spesielle ønsker i forbindelse med bussreisen, som bestilling av spesialmenyer på bussreisen og evt. behov for spesiell assistanse under busreisen på grunn av funksjonshemning eller sykdom.

7.6 Rederier

TourCompass A/S videreformidler personopplysninger til rederier hvis du skal på båttur som del av reisen din (for eksempel i forbindelse med dagsturer til kjente turistattraksjoner, cruise o.l.). Til bruk for bestilling av båtreisen din vil vi vanligvis videreformidle opplysninger om fornavn, mellomnavn, etternavn, reisemål, reiserute, dato og tidspunkt for av- og hjemreise samt spesielle ønsker i forbindelse med båtreisen, som bestilling av spesialmenyer på båtreisen og evt. behov for spesiell assistanse på båtreisen på grunn av funksjonshemning eller sykdom.

7.7 Bedbanks

En bedbank er et IT-nettverkssystem som eies eller drives av et firma og muliggjør transaksjoner mellom tjenesteleverandørene i reisebransjen, hovedsakelig hoteller og reisebyråer eller sluttkunden. TourCompass A/S videreformidler personopplysninger til bedbanks for å bestille de hotellene du skal bruke på reisen din. Til bruk for bestilling av dine hotellovernattinger gjennom en bedbank vil vi vanligvis videreformidle opplysninger om fornavn, mellomnavn, etternavn, reisemål, dato for ankomst og avreise, romkategori, bonuskortnummer, spesielle ønsker i forbindelse med din reise, som bestilling av spesialkost under hotelloppholdet og evt. behov for spesiell assistanse under hotelloppholdet i forbindelse med funksjonshemning eller sykdom.

7.8 Reiseagenter

Hvis du som del av reisen din skal være med på utflukter eller har behov for transfer, kan TourCompass A/S videreformidle personopplysninger til reiseagenter. Reiseagenten har til oppgave å arrangere den aktuelle utflukten eller transferen ved bestilling av de ønskede ytelsene hos lokale leverandører på reisemålet. Til bruk for bestilling av dine utflukter, transfers osv. videreformidler vi vanligvis opplysninger om fornavn, mellomnavn, etternavn, dato og tidspunkt for ankomst og/eller avreise, type kjøretøy, reisemål samt spesielle ønsker i forbindelse med transferen eller utflukten, som bestilling av spesialmenyer og evt. behov for spesiell assistanse på grunn av funksjonshemning eller sykdom.

7.9 Forsikringsselskaper

Som ledd i bestillingen av din reise hos oss har du mulighet til å kjøpe en reise- og/eller en avbestillingsforsikring. Hvis du ønsker å kjøpe en slik forsikring, vil vi videreformidle personopplysninger til forsikringsselskapet som de kan bruke når du tegner en forsikring hos dem. Til bruk for tegning av en reise- og/eller en avbestillingsforsikring videreformidler vi vanligvis opplysninger til forsikringsselskapet om fornavn, mellomnavn, etternavn, e-postadresse, reisemål, dato for av- og hjemreise samt reisetype.

TourCompass A/S samarbeider med følgende forsikringsselskaper: Gouda

7.10 Utstyrsutleiefirmaer

Som ledd i bestillingen av din reise hos oss har du mulighet til å leie utstyr du eventuelt har behov for på reisen din, for eksempel skiutstyr, dykkerutstyr og lignende. Hvis du ønsker å leie slikt utstyr, vil vi videreformidle opplysninger til det firmaet på reisemålet du skal leie utstyret hos. Til bruk for utstyrsleie videreformidler vi vanligvis opplysninger til utleiefirmaet om fornavn, mellomnavn, etternavn, type utstyr, hentested, leieperiode samt opplysninger om høyde, vekt, kles- og skostørrelse.

7.11 Spesielt om kvalifiserte tilbud

Når du velger TourCompass A/S, har du mulighet til å få et kvalifisert tilbud på en reise. Et kvalifisert tilbud er en tilbudsform der det i forbindelse med utarbeidelsen av tilbudet foretas en forhåndsreservasjon av den ønskede reisen for deg. Dette gir deg mulighet til å reservere en plass på de ønskede avgangene før du tar stilling til om det skal utstedes en billett på forhåndsreservasjonen eller om den skal annulleres.

For å kunne avgi et kvalifisert tilbud videreformidler vi opplysninger om deg og den ønskede reservasjonen til et GDS (som omtalt ovenfor), som da foretar forhåndsbestillingen hos flyselskapet, hotellet osv.

Da det i forbindelse med innhenting av det kvalifiserte tilbudet videreformidles opplysninger om deg til flere nye, selvstendige dataansvarlige (GDS, flyselskaper, hoteller osv.), kan dine opplysninger bli oppbevart hos disse mottakerne etter at tilbudet er utløpt – også dersom tilbudet annulleres.

TourCompass A/S kan dessuten videreformidle og/eller overlate dine personopplysninger til andre leverandører og/eller tjenesteleverandører i forbindelse med den generelle driften av virksomheten vår, for eksempel i forbindelse med ekstern administrasjon av våre IT-systemer, analyseoppgaver, markedsføringsoppgaver, inkasso, kredittvurdering, revisjon, juridisk bistand o.l.

For ytterligere opplysninger om våre leverandørers og samarbeidspartneres behandling og beskyttelse av personopplysningene dine, henvises det til disse leverandørene og samarbeidspartnernes retningslinjer om personvern og vilkår.

TourCompass A/S arbeider for å begrense videreformidling av personopplysninger i personidentifiserbart format i størst mulig omfang for slik å begrense tilfeller der det videreformidles opplysninger som kan identifisere deg som person.

TourCompass A/S videreformidler ikke dine personopplysninger med mindre dette er nødvendig for å kunne drive virksomheten vår eller oppfylle dine behov.

8. Internasjonal overføring av personopplysningene dine

På grunn av den typen virksomhet TourCompass A/S driver, vil personopplysningene dine kunne overføres til land utenfor EU/EØS i forbindelse med bestilling av en reise hos oss. For å kunne levere våre tjenester til deg er vi i visse tilfeller nødt til å bruke samarbeidspartnere og leverandører utenfor EU/EØS.

Uten muligheten til å overføre dine opplysninger til mottakere utenfor EU/EØS ville TourCompass A/S være ute av stand til at levere den ønskede reisen til deg. Dette gjelder hvis bestillingen av reisen din forutsetter det overføres opplysninger til mottakere utenfor EU/EØS, for eksempel for å kunne bestille flyreise, hoteller o.l. på din reisemålet ditt.

Databeskyttelseslovgivningen i disse landene kan være dårligere enn i Norge og i EU/EØS, for i de fleste tilfellene er det her snakk om land der EU-kommisjonen har vurdert det slik at databeskyttelsesnivået ikke er på høyde med databeskyttelsesnivået innen EU/EØS.

I de tilfeller der det er praktisk mulig for oss, vil overføringen av personopplysningene dine foretas i samsvar med standard overføringskontrakter som er spesielt utarbeidet av EU-kommisjonen til dette formålet. Når det gjelder overføring til USA, vil overføringen, der det er mulig, foretas i samsvar med Privacy Shield. Privacy Shield er en avtale mellom EU og USA som blant annet fastsetter strenge databeskyttelsesregler og sikkerhetsforanstaltninger som de amerikanske virksomhetene som tilslutter seg ordningen er forpliktet til å overholde når de behandler personopplysninger.

I visse tilfeller vil det imidlertid ikke være praktisk mulig for TourCompass A/S å inngå en standardoverføringskontrakt eller bruke Privacy Shield som juridisk overføringsgrunnlag. I slike tilfeller vil overføringen av opplysningene finne sted med hjemmel i Databeskyttelsesforordningens artikkel 49, 1 (b), da overføringen av dine personopplysninger til det aktuelle landet er nødvendig for å oppfylle kontrakten mellom deg og TourCompass A/S (bestillingen av reisen din) eller for å gjennomføre foranstaltninger som treffes på din anmodning forut for inngåelsen av en slik kontrakt (for eksempel i forbindelse med avgivelse av et kvalifisert tilbud som omtalt ovenfor, i avsnitt 7).

Det er derfor viktig at du er oppmerksom på at overføring av personopplysningene dine til land utenfor EU/EØS i forbindelse med bestilling av en reise hos TourCompass A/S betyr at personopplysningene dine ikke vil ha den samme beskyttelsen som etter norsk lovgivning eller EUs rettsregler.

Der er i forbindelse med overføring av opplysningene en nærliggende risiko for at det, i det aktuelle landet, ikke er klare, presise og tilgjengelige regler om landets myndigheters adgang til bruk av personopplysningene dine, at det ikke er regler om at landets myndigheters adgang til dine opplysninger skal være berettiget og forholdsmessig, at landet ikke har en uavhengig og effektiv tilsynsmyndighet, samt at landet ikke har tilgjengelige og effektive rettsmidler for personer som er registrert der.

Hvis du ikke ønsker at TourCompass A/S i forbindelse med bestilling av reisen(e) din(e) sender personopplysningene dine til mottakere utenfor EU/EØS, ber vi deg om å opplyse om dette senest i forbindelse med bestillingen av reisen din.

TourCompass A/S videreformidler ikke i noen tilfeller personopplysningene dine til mottakere utenfor EU/EØS med mindre dette er nødvendig for å kunne drive vår virksomhet og oppfylle dine behov ved for eksempel å levere den ønskede reisen til deg.

9. Dataintegritet og -sikkerhet

Personopplysninger oppbevares ikke lenger enn nødvendig for å oppfylle det formålet de er innsamlet til, med mindre oppbevaringen er nødvendig for å oppfylle nasjonale lovkrav, herunder lovpliktige oppbevaringsperioder i forbindelse med bokføring o.l.

TourCompass A/S’ politikk er å beskytte personopplysninger ved å treffe tilstrekkelige tekniske og organisatoriske sikkerhetsforanstaltninger. Når det ikke lenger er behov for personopplysningene dine, vil vi sørge for at de slettes på en sikkerhetsmessig forsvarlig måte.

10. Dine rettigheter

Du har til enhver tid rett til å gjøre bruk av dine rettigheter i samsvar med den til enhver tid gjeldende databeskyttelseslovgivningen. Du kan blant annet anmode om å få innsikt i de personopplysningene som TourCompass A/S er i besittelse av, samt gjøre innsigelser mot behandlingen av opplysningene, herunder gjøre innsigelser mot automatiserte avgjørelser og profilering eller mot bruken av personopplysningene dine til direkte markedsføring. I tillegg kan du anmode om beriktigelse eller sletting av eventuelle ukorrekte opplysninger om deg selv, trekke tilbake et samtykke til behandling av personopplysningene dine samt gjøre bruk av din rett til dataportabilitet (til å ta med deg personopplysningene dine fra én virksomhet til en annen).

Hvis du ønsker å bruke én eller flere av disse rettighetene, ber vi deg om å kontakte oss på info@afrikasafari.no Anmodningen din vil bli behandlet i samsvar med den til enhver tid gjeldende databeskyttelseslovgivningen.

Klager på TourCompass A/S’ behandling av personopplysningene dine kan rettes til:

Datatilsynet
Postboks 8177 Dep.
0034 Oslo
E-postadresse: veiledning@datatilsynet.no.

11. Oppdateringer

TourCompass A/S evaluerer og oppdaterer løpende sine Retningslinjer om personvern. Du bør derfor regelmessig sjekke disse Retningslinjene om personvern for eventuelle endringer som kan ha betydning for vår behandling av personopplysningene dine.

12. Cookies (informasjonskapsler)

Det er mulig å slette eller blokkere cookies. Se veiledningen: https://nettvett.no/slik-administrer-du-informasjonskapsler/